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新疆:昌吉州把好“四关”,扎实做好事业单位法人登记档案整理和数字化工作(2019年1月30日)
时间:2019年01月30日

 

  一、把好前期准备关,确保档案整理如期启动。事业单位法人登记档案对事业单位管理具有非常重要的查考和历史记录作用,根据国家事业单位登记管理局《事业单位登记管理档案管理办法》的要求,对所有事业单位法人登记档案进行整理和数字化,通过政府采购,选择了具有档案整理保密资质的企业进行档案整理和数字化。主动对接州档案局,邀请州档案局对我办事业单位登记档案工作进行指导和培训,同时积极争取资金、协调场地和办公设施,为档案整理前期准备工作奠定基础,确保档案整理和数字化工作于2018年6月初如期启动。

  二、把好档案梳理关,确保档案的完整性。摸清需要整理的档案数,坚持“一户一档”原则,哪些是现有机构,哪些是注销机构,做到一个单位一个档案盒,对州直2000年以来290家事业单位档案进行了调查梳理,对已经注销机构和现有事业单位进行分门别类整理。同时,根据每个事业单位设立登记后的年代顺序,按照设立、变更、注销、年度报告公示等不同登记事项进行全面核对,对在整理过程中发现的缺失的资料,按照“缺什么补什么”的要求及时补足,确保档案齐全、完整。

  三、把好流程关,确保档案整理规范化、标准化。按照专业档案的整理要求,将2000年至2017年事业单位法人登记文件材料进行科学的分类、整理、归档。按事业单位登记序号排列,统一分类、统一编号、统一格式,按单位建立目录索引。同时,按照纸质档案全文数字化扫描的要求,对整理规范的4149 件进行了全文数字化扫描,并及时进行了数据备份,实行双套制管理,使事业单位登记档案管理更加规范化、标准化。

  四、把好审核监督关,确保档案整理质量。对档案整理和数字化全过程进行把关,要求公司加强人员管理,严肃保密纪律,对工作场地进行录像监控,严禁将档案带出工作现场,扫描现场的计算机及其他设备禁止连接互联网。编办工作人员每天查看档案整理情况,发现问题及时与州档案局相关人员对接,并不断修改完善。邀请州档案局专业人员严把验收关,对扫描后的电子档案与纸质材料进行核对,对案卷目录、全引目录及内容进行核对,项目结束后多次抽检,最后抽检无任何问题后方可通过验收,确保了档案整理的质量。

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